アクセスの簡単な初歩や基本的な使い方・利... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

ここでいう「アクセス」とは、アメリカに本社を置くMicrosoft社が開発したデータの管理や保存などを目的として初期に開発をしたソフトウェアの1つにあたります。この同社によるソフト自体は幾つかのバージョンが出ていますが、初心者である方にも初歩段階用のソフトとしても大変扱い易く、そのうえ使い勝手などもなかなか優れているので、最新のバージョンである型なども含めて世界中にいるあらゆる様々な業界にいるユーザーのみなさんからの評価が高いといえます。そしてこの同ソフトを元に、これ以降に出た各ソフトウェアが作られたとも言われている程にパソコン界でのソフトウェアの元祖ともいわれており、出来た当初から同ソフト自体はとても高い完成度を有し、同社製品内ではもちろんのこと、コンピューターソフト界においての随一の優れた基本的なソフトウェアの原点と呼ばれている存在のようです。

先程も話したように、このアクセス自体はパソコンやタブレットその他各機種を問わず、初心者でも入門用としても大変扱いやすいソフトウェアといえる存在です。初歩的なデータの保存やファイルからの引き出しなどの練習を行うツールとしての利用方法や使い方などにも、とてもうってつけといえます。そして他のデータ管理や保存、回線確保等の運営などを行う各種ソフトなどを扱う以前での入門用としてはもちろん、なんとそれらの各種ソフトなどとの使い方や利用方法での連携も可能であり、データ自体の共有などもとてもやりやすいので、ありがたいソフトともいえます。今から何か自分で入手をしたデータの管理や保存、共有その他などを初めてされたい方とかはぜひ、利用してみる価値は大いにあるものといえます。

アクセスは、いわゆるデータベース管理ソフトの一つです。仕事の必要に迫られて様々なアプリケーションソフトを使ってきましたが、データベースと言えば、サーバ等に蓄積するものというイメージが強かったのですが、パソコンで簡単にデータベースを構築することができるようになりました。その代表的なものとしてアクセスがあります。データベースは、大量のデータを蓄積して利用するためのシステムです。データは、表形式で蓄積され、必要なデータを取り出して集計したり、新たにデータを追加したり、データに変更を加えたり、削除をしたりして、データを利用します。専用のデータベースを構築することが望ましいところですが、開発費用が嵩みますので、市販のソフトを利用してデータベースを作成することができれば、安価で済みますし、必要な情報を必要なときに取り出せるようになります。

アクセスは、データベースなので、本来はいろいろな人が使えることができるようにしたいところですが、実際問題、ネットワーク上でデータファイルを共有すると、すぐそのファイルが壊れてしまいます。壊れなくても、パソコンの動作が遅くなったり、固まったり、動作が不安定になったりする場合があります。ですので、バックアップをとっておくと同時に、データを入力したり、データを閲覧しやすくする操作画面も作成することで、操作性が向上するだけでなく、データが保存されているテーブルを直接操作せずに操作画面を動かすことで、データが壊れるリスクも軽減できます。また、アクセスに複数あるバージョン間で互換できない機能が一部含まれている場合があり、古いバージョンで作成したデータベースファイルを新しいバージョンのアクセスで使用すると、動作が不安定になる場合があります。

小規模なデータベースであれば、アクセスの基本機能を使って簡単に作成することができます。一番お手軽な使い方は、住所録を基にした年賀状やダイレクトメールのための、宛名シールの作成システムです。さらに、アクセスは、データベースを自動的に操作できるマクロ機能や面倒な処理をプログラミングして保存することもできます。これらの機能を活用すれば、顧客管理システムや在庫管理システムなど、中規模のデータベースも構築できます。プログラミングに関する学習は、かなり専門性が必要になるので、その意味では初歩的とは言えませんが、実務担当者が現場目線でデータベースを構築することができますので、実践的なデータベースを作成できる可能性が高いです。

表を作成するアプリケーションには、エクセルもあります。エクセルは表計算を目的としますが、簡易データベースとしての仕様も可能です。実際、オートフィルタや並べ替え、といったデータベース的な機能を備えています。表計算ソフトの基本的な利用方法は、当初の仕様に入っている計算式や関数を使って集計、分析することにあります。一方のアクセスは、複数の密接に関連するデータについて、管理は別々にしておきたいが、いつでも関連づけて見ることができるようにしたい場合に、連携したデータを簡単に作成することができます。非常に項目数の多いデータから、必要な項目だけを取り出して、リストにしたりできることが、データベースの特徴であり、アクセスのいいところです。

初心者でもとても扱いやすく、利用方法や使い方での用途も大変豊富なうえに、データ面においての情報共有などが可能である反面、それだけ他人には無闇やたらに見せたくはない内容のデータまで何らかの方法により部外者であるユーザーさんに見られてしまう恐れがあります。これ自体はアクセスそのものが本来的に備えている誰でもが扱いやすく利用出来るといった機能性から来ているものなので、同ソフト自体を扱うユーザーさん自身もその分気を付けなくてはならないといえます。しかし、ユーザーさん自身が初心者である場合などには、こうした普段からの備えやそういったアクセス自体の機能性を考えたうえでの使い方は大変困難であるといえるので、今後においての大きな課題です。

先程も述べたように、いくら〝ソフトウェアの原点〟とも呼ばれているアクセスであってもこれからも乗り越えなくてはならない様々な使い方や利用方法での課題があります。特に初心者であるユーザーのみなさんには大変扱いやすく、操作や基本設定なども簡単な初歩的な動作での使用が可能な分その反面、扱うデータの情報管理などの面において油断が出来ないソフトといえるツールにあたりますので、必ず基本的な扱い方については、ご利用説明書や、その他の付属品を元によく利用方法について学んでおかなくてはならないソフトの一種といえるかもしれません。しかし、そうした使い方などにおいて油断出来ないツールとはいえ、正しく使えば大変仕事や普段の日常生活などにおいても役に立つソフトウェアといえるものなので、これからの未来においても生まれてくる同ソフトのバージョンなどの将来は大変期待出来る感じがします。